Il y a des cartons dans votre cave, votre grenier ou votre local d'archives. Des contrats signés il y a dix ans, des fiches de paie, des dossiers clients, des relevés bancaires, des dossiers médicaux. Vous savez qu'ils ne servent plus à rien. Vous savez aussi qu'ils ne peuvent pas partir à la poubelle comme ça.
Alors ils restent là, année après année, parce que "on verra ça plus tard".
Le problème, c'est que "plus tard" peut coûter cher. En espace, en risque juridique, en conformité RGPD, et parfois en image, si des documents sensibles venaient à être mal éliminés.
Ce que dit la loi sur la conservation et la destruction des archives
La réglementation impose des durées de conservation précises selon le type de document. Passé ce délai, conserver n'est plus une obligation, c'est une responsabilité inutile.
Quelques exemples courants, à titre indicatif (à vérifier selon votre secteur et votre situation) :
Documents comptables : 10 ans en général à partir de la clôture de l'exercice
Contrats commerciaux : 5 ans après la fin du contrat
Bulletins de paie : 5 ans
Dossiers médicaux : 20 ans minimum selon la réglementation en vigueur
Correspondances bancaires : 5 ans
⚠️ Ces durées sont indicatives et peuvent varier selon votre statut, votre secteur et l'évolution de la réglementation. Avant de procéder à toute destruction, une vérification auprès d'un conseil juridique ou comptable reste recommandée.
Ce qui est certain, en revanche : une fois les délais dépassés, conserver des documents contenant des données personnelles vous expose au RGPD. Règlement général sur la protection des données, entré en vigueur en 2018, avec des sanctions réelles pour les entreprises qui conservent des données au-delà du nécessaire.
Pourquoi la destruction doit être sécurisée
C'est là que beaucoup d'entreprises font fausse route.
Déchirer les documents en deux et les mettre à la benne, c'est insuffisant. Jeter des cartons entiers dans un container, c'est pire. Un document d'entreprise froissé dans une poubelle reste un document lisible, avec des noms, des numéros, des données bancaires, des informations clients.
En cas de violation de données personnelles, même par négligence, la CNIL peut être saisie et des sanctions prononcées. Pour une TPE ou une PME, ce n'est pas un risque théorique.
La destruction sécurisée, c'est une destruction traçable, qui rend les documents illisibles de façon irréversible, avec une attestation de destruction à l'appui.
C'est ce qui vous protège.
Les situations qui nous amènent le plus souvent à intervenir
Déménagement d'entreprise ou de cabinet : C'est souvent à cette occasion qu'on réalise l'ampleur des archives accumulées. Des mètres linéaires de classeurs, des cartons de dossiers qu'on traîne depuis dix ans. Le déménagement est l'occasion idéale pour purger, trier et détruire ce qui n'a plus à être conservé.
Cessation d'activité ou transmission d'entreprise : Lors d'une cession ou d'une fermeture, les archives doivent être gérées proprement. Certains documents doivent être conservés, d'autres détruits. Une intervention professionnelle permet de sécuriser cette étape souvent sous-estimée.
Succession ou liquidation : Les héritiers ou mandataires se retrouvent parfois avec des locaux remplis d'archives professionnelles dont ils ne savent que faire. Cabinets médicaux, études notariales, sociétés familiales — ce type de situation demande une gestion discrète et traçable.
Mise en conformité RGPD : Des entreprises se font accompagner dans leur démarche de conformité et identifient des volumes importants de données personnelles papier à détruire. Une destruction professionnelle clôture proprement cette démarche avec une attestation.
Saturation des locaux d'archives : Simplement parce que les cartons prennent de la place, coûtent de l'espace de stockage, et que personne n'a eu le temps de s'en occuper sérieusement.
Ce que comprend concrètement notre intervention
Nous intervenons directement dans vos locaux ou venons récupérer vos archives selon votre situation.
Collecte et transport sécurisé :
Les documents sont conditionnés et transportés dans le respect de leur confidentialité. Pas de manipulation inutile, pas de passage par des intermédiaires non identifiés.
Destruction sécurisée et traçable :
Le processus de destruction rend les documents irréversiblement illisibles. Aucune reconstitution n'est possible après l'opération.
Attestation de destruction :
À l'issue de l'intervention, nous vous remettons une attestation de destruction. Ce document est votre preuve en cas de contrôle ou de litige. Pour les entreprises soumises au RGPD, et elles le sont toutes, dès lors qu'elles traitent des données personnelles, c'est un document à conserver.
Tri préalable si nécessaire
Si vos archives sont mélangées, documents à conserver et documents à détruire, nous pouvons organiser le tri en amont selon vos indications. Vous définissez les critères, nous exécutons.
Pour quels professionnels ?
La destruction d'archives concerne toute entreprise, quelle que soit sa taille. Dans les faits, nous intervenons particulièrement pour :
Les professions libérales : médecins, avocats, experts-comptables, notaires — des archives souvent volumineuses et particulièrement sensibles
Les TPE et PME : qui accumulent dix à vingt ans de comptabilité, de contrats et de correspondances
Les ressources humaines : bulletins de paie, dossiers salariés, contrats de travail — données personnelles par nature
Les établissements de santé : dossiers patients, prescriptions, correspondances médicales
Les collectivités et associations : archives administratives, dossiers d'adhérents, comptes rendus
Destruction d'archives numériques : une question qu'on nous pose de plus en plus
La destruction d'archives ne concerne pas que le papier. Disques durs, clés USB, CD, bandes de sauvegarde, ces supports stockent des données qui ne disparaissent pas avec la corbeille Windows ou un simple reformatage.
Nous prenons également en charge la destruction physique des supports numériques pour les rendre définitivement inutilisables, avec la même traçabilité que pour les archives papier.
Une dernière chose
La destruction d'archives n'est pas une tâche urgente, jusqu'au jour où elle le devient. Un contrôle, un contentieux, un audit de conformité, une cession d'entreprise : autant de moments où vous aurez besoin de prouver que vos données ont été traitées proprement.
Mieux vaut anticiper que gérer dans l'urgence.
ACOR-Clean intervient en Normandie et en Picardie pour la destruction sécurisée de vos archives professionnelles, avec traçabilité et attestation à l'appui.